Esqueça lembrando
A maioria das pessoas tem certo orgulho da sua
capacidade de se lembrar de "tudo" o que deve ser feito. É um jogo
mental que fazem. Embora possam ter sido bem-sucedidas em certa época, o ritmo
atual do trabalho e da vida particular e o volume de atividades com as quais
devemos estar em dia aumentaram tanto que é impraticável estar por dentro de
mil coisas a fazer.
Essa preocupação constante de tudo o que precisa fazer
lembrar-se de tudo, simplesmente lhe sobrecarregam, principalmente porque acaba
se lembrando de "tudo" nos momentos menos interessantes.
Os executivos e gerentes deveriam se interessar mais em
esquecer todas as coisas que têm a fazer. Sim eu disse esquecer. O que as
pessoas precisam é de ter um sistema adequado em prática para se lembrar dessa
infinidade de detalhes quando, e só quando, for preciso.
Três princípios gerenciais
clássicos de administração de tempo
Três princípios gerenciais clássicos de administração
de tempo estão sendo seriamente questionados pelos estudiosos.
Estes conceitos são:
1. Faça uma lista das tarefas que você precisa
executar diariamente e concentre-se nelas até que todas estejam executadas.
2. Cuide primeiro dos assuntos urgentes.
3. Distribua uniformemente sua carga de trabalho. O
fato é que todo mundo já utilizou estas técnicas freqüentemente com algum grau
de sucesso. No entanto, renomados experts como Peter Drucker, Merrill Douglass
e o filósofo do século XX, Vilfredo Pareto, afirmam que elas precisam ser
descartadas a fim de abrir caminho para métodos mais eficazes.
Aparentemente, as regras são boas. Cada uma delas,
entretanto, contém aspectos negativos.
Analisemos em separado estas diretrizes para
descobrirmos por que elas precisam ser riscadas do livro de regras gerenciais.
1. Faça uma lista das tarefas que você precisa executar
diariamente e concentre-se nelas até que todas estejam executadas.
O que há de errado nisto? Uma porção de coisas.
Conforme Drucker aponta, é preciso equilibrar o trabalho com o tempo. Lembre-se
que o tempo é imutável, ao passo que o trabalho é flexível como massa para
modelar. Ele pode ser pressionado, moldado, reformulado e dividido.
Portanto, o trabalho deve sempre subordinar-se ao
tempo disponível. Atacar com entusiasmo sua lista diária de itens a fazer não é
suficiente. O tempo deve ser realisticamente programado para que as tarefas
certas realmente sejam feitas.
2. Cuide primeiro dos assuntos urgentes.
Se for urgente, deve ser importante, certo? Errado!
Quem é que diz que o assunto é urgente?
É você, seu chefe, sua secretária, um cliente, um
empregado, um vizinho? Urgente implica em necessidade de atenção imediata. Mas
quem está exigindo atenção imediata? Como a tarefa em questão se relaciona com
os objetivos a serem atingidos? Na realidade, existe um relacionamento
matricial entre assuntos urgentes e importantes. Esta correlação pode ser
simplesmente citada como: "Assuntos urgentes podem ser importantes, mas
não necessariamente."
São quatro os possíveis relacionamentos. O assunto
pode ser:
Ex.: você está quase perdendo seu principal cliente.
Importante mas não urgente
Ex.: planejamento estratégico para os próximos três
anos.
Urgente mas não importante
Ex.: a maioria dos telefonemas.
Nem urgente nem importante.
Ex.: conversa fiada ou comentários excessivos sobre o
jogo de futebol da semana passada.
Conclui-se, portanto, que assuntos importantes (os que
têm vínculo com os objetivos) deverão sempre ter prioridade sobre assuntos meramente
urgentes (os que pressionam pelo tempo), uma vez que atenção deixará pouco
tempo para fazer o que realmente é importante.
3. Distribua uniformemente sua carga de trabalho.
Há quase 100 anos, Pareto questionou este conceito. O
Princípio de Pareto postula que para qualquer número de itens, um pequeno
número destes itens é muito mais importante do que o restante. Por exemplo, 20%
dos clientes de uma companhia provavelmente são responsáveis por 80% das
vendas, ao passo que 20% dos itens em estoque podem representar 80% do inventário.
O Princípio de Pareto é uma prescrição de discriminação. Ele propõe dedicar
mais atenção aos itens importantes e menos atenção aos itens de menor
importância.
Conclui-se, portanto, que uma carga de trabalho
uniforme, que trata de todas as tarefas da mesma maneira, não atende à
necessidade do executivo. O esforço concentrado em poucos assuntos importantes
é que abre o caminho para a produtividade gerencial.
Alguns passos para gerenciar
seu tempo com maior eficácia
Mesmo com os três conceitos "furados"
colocados em perspectiva, a questão permanece.
Que regras poderão realmente ajudar-me a melhor
administrar meu tempo?
O primeiro passo para melhor administrar o tempo é
determinar como é utilizado. A maioria as pessoas acha que sabe como ocupa seu
tempo, mas, comumente, quando os fatos são registrados num quadro de tempo, o
resultado é surpreendente.
Situações típicas demonstradas nesse quadro são:
1. Julgamentos bruscos feitos em relação a assuntos
altamente importantes;
2. Conversas telefônicas que se estendem em demasia;
3. Períodos de incessantes interrupções nos quais nada
de significativo é feito;
4. Longo envolvimento em assuntos de pouca importância
que poderiam ser delegados ou ignorados;
5. Períodos de escravidão à burocracia, nos quais a
"papelada" domina o dia;
6. Ausência de tempo para pensar ou planejar.
A percepção de como você usa seu tempo implica num
esforço de cronometrar suas atividades diárias e registrar os resultados para
análise.
Para ajudar a capturar seu dia como ele realmente é,
siga estes passos:
Passo 1 - Faça um quadro de tempo.
Use uma agenda, um caderno ou um bloco e anote de 30
em 30 minutos o que você esteve fazendo durante a meia hora que passou.
Registre suas atividades por uma semana.
Passo 2 - Reveja o quadro.
Faça um resumo dos resultados. Veja quanto tempo você
gastou em assuntos realmente importantes, quanto tempo foi gasto inutilmente e
quanto foi dedicado à rotina.
Passo 3 - Reflita.
Você está realmente aplicando o tempo nos assuntos que
o ajudarão a atingir seus objetivos? (você poderá concluir que, certamente, seu
tempo não está sendo bem utilizado, mas justifica assim "não existem horas
suficientes no dia e, além disso, as pessoas vivem me interrompendo.")
Para resolver este problema, examine os maiores
estranguladores de tempo e deixe mais tempo livre para os assuntos importantes.
As seguintes atividades tendem a dominar o dia do
gerente/profissional:
- Papelada - Aguardando assinatura ou leitura;
- Reuniões - Programadas ou não;
- Diálogos - Conversas e discussões;
- Chamadas Telefônicas - Recebidas e/ou feitas por
você.
Para ganhar tempo, analise seu dia visando eliminar
atividades inúteis. Aqui estão alguns indicadores para manter-se livre da
maioria dos estranguladores de tempo:
Passo 4 - Pergunte a você mesmo se
realmente precisa ver toda aquela papelada. O fato de ter sido mandada para
você não significa que deva perder tempo com ela. Faça uma lista dos documentos
que recebe; classifique-os em grupos de prioridades A, B e C. Então, delegando,
eliminando e condensando, reduza drasticamente seu gasto de tempo com os itens
C e, em menor grau, com os assuntos B, permitindo desse modo, mais tempo para
os de prioridade A.
Passo 5 - Discipline suas reuniões para
obter resultados mais eficazes em menos tempo. Volte às bases. Todos conhecem o
assunto e o objetivo da reunião? São comuns os participantes não saberem o
objetivo da reunião (às vezes, nem o líder tem uma idéia clara). Estabeleça o objetivo
da reunião de forma cristalina. Antes dela, faça uma agenda detalhada e,
finalmente, registre os resultados em ata.
Pergunte-se também se a reunião realmente é
necessária. Talvez não seja e, sim, uma perda de tempo para todos os
participantes.
Passo 6 - Determine quanto tempo você
dispõe para diálogos (para ouvir, resolver problemas, conversar); então,
racionalize o seu tempo de acordo.
Precisa receber todas as pessoas que querem falar com
você? E pelo tempo que elas quiserem? Obviamente não. Muitos dos seus
visitantes poderão ser bem atendidos por outra pessoa que não você. Se tiver
outras prioridades, é uma prerrogativa sua determinar os limites de tempo dos
seus diálogos.
Redobre, portanto, seus esforços para organizar sua
agenda de entrevistas.
Passo 7 - Estabeleça um código de conduta
telefônica.
Evite escravizar-se ao telefone. Agrupe as ligações
para logo se ver livre delas. Evite interrupções telefônicas quando estiver
trabalhando em assuntos importantes (desligue o aparelho, ou peça a alguém para
anotar recados). Se precisar fazer ligações diariamente, tente estabelecer um
horário para isso. Evite pegar o telefone impulsivamente - organize seus
pensamentos e discuta os assuntos em uma seqüência ordenada.
Extraído do e-book: Administração de Tempo por
Fernando Augusto
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