sábado, 29 de março de 2014

Ultimas Considerações!

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Mudança Continua: - A melhoria contínua se resume em mudanças constantes. As pessoas têm dificuldade em lidar com mudanças. Os gerentes mais eficazes preferem que o seu pessoal se envolvam com o trabalho. É difícil lidar com a mudança contínua se as metas pessoas e os resultados desejados forem expostos com clareza e revistos periodicamente. Do ponto de vista do PEP (Programa de Eficiência Pessoal) a melhoria da qualidade possui três ingredientes principais:
  1. Identifique o que precisa ser melhorado.
  2. Planeje atitudes para melhorar.
  3. Leve os planos adiante.
Metas Pessoais e Profissionais!

O item de maior importância na Administração do Tempo é, sem dúvida o estabelecimento de metas. Saber para onde se quer chegar é primordial para orientar todas as decisões de nossas vidas. Um velho provérbio diz: "Se você sabe para onde está indo, qualquer caminho fará com que você chegue lá", porém é ai que está o problema. Quem não sabe o que realmente é importante fica sempre "dando voltas" gastando esforços, sem saber a direção.

Quem tem metas definidas consegue direcionar ações e esforços, e todo as as suas atitudes possuem um propósito, o de alcançar a meta definida.

A meta é a visualização de um alvo.

A meta é o significado e o sentido da vida e é nela que está a felicidade e o prazer do trabalho.

Lembre-se sempre: As metas devem ser SMART.
  • ESpecifica
  • Mensurável
  • Alcançáveis
  • Representarem um desafio pessoas
  • Temporais
Extraído do ebook: Administração do tempo de Fernando Augusto






domingo, 23 de março de 2014

Outras Gerências!

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Gerência Peripatética: O termo decorre do modo aristocrático de ensinar caminhando.

Um gerente deve estar sempre por perto de seus subordinados para estar a par dos acontecimentos, identificar os problemas, dar auxilio e acompanhar o trabalho, pois assim não será interrompido em má hora, nem terá de enfrentar de uma vez grandes problemas decorrentes de outros menores não resolvidos nem problemas no processo de trabalho, estando a par das reivindicações imediatas e atendendo-as.

Um decálogo contra a patologia burocrática:  Um dos fatores de desperdício de tempo é o excesso de documentação.

Tenha pouco papel sobre a mesa, o papel só faz tomar mais seu tempo. A melhor maneira de se comunicar é Olho a Olho.

Sugestões de administração do tempo: 

  • Respeite o tempo de seu cliente;
  • Confirme as visitas por telefone;
  • Elimine a "visita inesperada" - para sempre!;
  • Dê ao seu cliente uma estimativa da duração da entrevista;
  • Planeje o seu tempo para quando o cliente desperdiçar o dele;
  • Fale com quem toma decisão;
  • Aproveite bem seu tempo de viagem/deslocamento;
  • Desenvolva hábitos saudáveis da venda;
  • Trate do mesmo assunto com vários clientes, ao mesmo tempo;
  • Divulgue o material sobre administração do tempo;
  • Identifique os melhores dias para contatos comerciais.
Em que usar o tempo ganho?

Saber administrar o tempo nos torna mais eficaz, podendo assim ter mais tempo livre. Mas se você sabe como usar esse tempo livre, tudo que você aprendeu até agora de nada valerá.

Extraído do ebook "Administração do tempo" de Fernando Augusto.

sábado, 15 de março de 2014

Tenha sempre bons habitos de trabalho!

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Bons Hábitos de Trabalho - Para um bom desempenho do trabalho, cada pessoa deve definir quais são seus planos, metas pessoais e valores, cruzá-los com os objetivos da organização e realmente se engajar no projeto da empresa, podendo visualizar melhor o futuro.

Persistir e atualizar-se observando os pontos ainda falhos que podem ser melhorados.

Nunca se deve confiar inteiramente na memória, até mesmo para não sobrecarregá-la.

Para isso deve-se eliminar os pequenos lembretes que as pessoas costumam usar, pendurados aqui ou jogados ali e substituí-los por um caderno de lembretes, sempre acessível, que permite um melhor acompanhamento daquilo que já foi ou será feito.

Porém, o uso de uma agenda ainda é indispensável, podendo-se encontrar tipos e sistemas de agenda que melhor se enquadrem no gosto pessoal.

Mesmo com as agendas eletrônicas, não se perde a importância do uso de uma de papel, pois não são todas as agendas eletrônicas que são portáteis ou práticas para carregar.

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Delegação - A pessoa mais apropriada para se delegar uma tarefa não é aquela que não faz nada, porque provavelmente continuará a não fazer nada.

A delegação consiste na escolha da pessoa apropriada para se delegar a tarefa, informá-la com clareza acerca da execução, dar o tempo suficiente para a realização.

Atribuir novas responsabilidades e dar crédito ás pessoas não faz com que o delegante perca o seu posto, mas sim, possa ser visto como um bom organizador.

A organização é fundamental para um bom desenvolvimento do trabalho.

Uma padronização do sistema de trabalho e arquivamento (principalmente em locais onde há rotatividade de funcionários) permite o fácil acesso a materiais por outras pessoas que precisem acompanhar certos trabalhos.

Assim, deve-se tomar uma pessoa como referência exemplo e buscar-se a melhora a cada projeto, aperfeiçoar-se.

Extraído do ebook de Fernando Augusto: Administração do Tempo

domingo, 9 de março de 2014

Outras Observações.

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A organização do trabalho e a distribuição das tarefas diárias podem ser melhor feitas utilizando-se uma agenda de tempo.
Filtra-se todo o material de entrada (papéis, correio eletrônico, correio de voz, ligações), dedicando-se um tempo definido para tratar deles.
Deve-se dividir o dia de trabalho em lotes, criando-se blocos de tempo com horários definidos, ou seja, reservar horários fixos todos os dias para tratar do correio eletrônico, das ligações, dos papéis, etc.

Telefonemas em lotes: Criar uma rotina de atender á ligações em horários curtos todos os dias, fazendo com que as outras pessoas possam também se habituar a ligar sempre nos mesmos horários. Uma mensagem de correio de voz, indicando o seu tempo disponível e solicitando uma escolha por parte de quem liga, pode auxiliar em muito.

Correio Eletrônico: Como o fluxo de informações via correio é maior e mais variado, pode-se reservar dois horários durante o dia para cuidar dele, sempre lembrando-se de eliminar a mensagem, se possível, assim que terminar de lê-la (tratá-la). É de fundamental importância que se passe mensagens claras e objetivas, não distribuir-se mensagens para muitas pessoas incidindo em muitas respostas também e não tratar mais de um assunto por mensagem, para deixá-la mais clara.

Recomendo as seguintes regras ao enviar mensagens:

  1. Discuta um assunto por mensagem.
  2. Defina claramente o tópico no cabeçalho.
  3. Crie uma mensagem curta, mas que inclua todas as informações necessárias para que o receptor possa tomar uma atitude ou responder.
  4. Os programas de correio eletrônicos têm funções de bloqueio para mensagens indesejadas, quando for o caso, peça ao remetente para retirar seu nome da lista de e-mails ou simplesmente bloquie a mensagem a partir do programa.
Não deixe para depois para tomar uma atitude em relação á mensagem. A regra é FAÇA AGORA ou EXCLUA AGORA. Não trate a mensagem logo que ela chega, ao invés disso trate as mensagens em bloco para ser mais eficiente. Caso a mensagem seja interessante crie pastas por assunto e transfira-as para lá ou exclua-as.

Quando se faz algo corretamente, evita-se que outras pessoas interrompam o trabalho das outras para corrigir os erros. Da mesma forma, as mensagens e telefonemas devem ser claras par que não haja a necessidade de uma nova comunicação para tratar do mesmo assunto.

Muitas vezes precisamos dizer não!
Extraido do ebook Admininstração do tempo de Fernando Augusto
Dizer não poderá causar algumas conclusões negativas, mas também poderá trazer grandes beneficios, por exemplo:
  • Ganhar tempo;
  • Definir claramente situações;
  • Economizar esforços.
É preciso saber o momento certo para dizer não, porque existe vários significados do Não, mas se for preciso dizer não, diga.

Quando dizer não

O Não é indicado quando:
  • A atividade é estranha ao plano estratégico da empresa;
  • Há outra prioridade mais importante;
  • O esforço relativo á execução da atividade não compensa o resultado;
  • A atividade aumenta o custo, sem trazer o benefício correspondente;
  • A atividade diminui o lucro, sem trazer contrapartida positiva.
Planejamento

Um planejamento permite obter-se uma visão geral do trabalho a longo prazo, definindo as principais metas e objetivos.

Primeiramente, cria-se um planejamento mensal onde aparecerao todas as tarefas, semana a semana, a serem desenvolvidas no mês.

A partir daí, cria-se um planejamento mensal, voltado para as atividades principais da semana nos seus respectivos dias e horários reservador para execução. Da mesma maneira é que se chega, por fim, ao planejamento diário.

Um planejamento para desenvolvimento dos projetos consiste em dividir cada projeto em etapas, constituindo tarefas menores e definir quem as executará e quanto tempo terá para fazer, não se esquecendo da importância do acompanhamento.

quarta-feira, 5 de março de 2014

Quem pode ajudar na administração de tempo!

http://carteiradigital.org/?id=523
Aspectos Estratégicos

Ao implantar qualquer ideia/sugestão para racionalização do uso do tempo, procure:

  1. Mostre á outra parte envolvida;
  2. Negociar com sua chefia apoio para as mudanças; 
  3. Explicar, antes de aplicar qualquer medida; 
  4. Implantar as ideias gradualmente, evitando a tentação de implantar 10 ou sugestões;
  5. Iniciar pela ideia/sugestão;
  6. Ser flexível, evitando radicalismo;
  7. Ter persistência; isto é fundamental; 
  8. Evitar qualquer juízo de valor sobre a utilização do tempo pelos outros;
  9. Respeitar o tempo de outro.
Aspectos Táticos

O Chefe
  • Se for interrompido pelo chefe proceder assim: "Fulano, você pediu para eu ir até aí agora, mas estou com sincrano";
  • Marcar 2 ou 3 contatos em horários predeterminados com seu chefe toda semana; 
  • Manter o chefe informado do progresso na administração do seu tempo;
Subordinados

  • Solicitar a seus subordinados que, junto com os problemas, tragam também alternativas de solução; 
Secretária

  • Definir dois momentos diários para despacho com sua secretária; 
  • Solicitar a ela que coloque por escrito e arquive toda instrução sua; 
  • Pedir que a documentação lhe seja entregue empilhada e arrumada, colocando na parte superior o que for mais importante;
  • Instruir sua secretária para interrompe-lo o mínimo necessário e sempre através de bilhetes.
Clientes

  • Reservar horário predeterminado para atendimento de clientes;
  • Definir previamente, de comum acordo com os clientes, o momento de "Inicio" de cada entrevista, reunião, etc...
Marcar contatos sociais ou pessoais com clientes para o horário de almoço.

Extraído do ebook de Fernando Augusto "Administração do Tempo"