domingo, 20 de abril de 2014

Como Contornar Seu Parceiro O Tempo!

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Administração do tempo é um assunto que há anos vem sendo tratado pela ciência do desenvolvimento humano, dentro de diversas atividades, seminários, cursos e publicações em livros, jornais e revistas.

Peter Drucker em seu livro "O Gerente Eficaz", publicado em 1966, já dizia que um gerente eficaz tem que conhecer bem o seu tempo. Nessa publicação, Drucker reserva um capitulo sobre administração do tempo.

Mas, mesmo assim, muitos gerentes e executivos hoje consideram o tempo como um inimigo que tem que ser enfrentado no campo de batalha. Desta forma, grande parte dos executivos tentam dominar racionalmente o tempo e este escapa pelos dedos, ou melhor, pela vida, com a facilidade de um pulo de gato.

Mas qual é o pulo do gato na administração do tempo?
A resposta é simplesmente considerá-lo como parceiro, não em um campo de guerra, mas em Parceiro na Vida. Com o objetivo primeiro de uma melhor qualidade de vida e, consequentemente, uma melhor qualidade no trabalho.

O grande avanço tecnológico tende a transformar tudo para instantâneo, a comida, as viagens aéreas, a comunicação e outras coisas mais.

Mas e nós, seres humanos? Correremos atrás tentando ser mais rápidos do que o fax.

Nenhum destes avanços serve se não for para facilitar a nossa vida e, em muitos casos, não é isto que estou vendo e sentindo. Executivos correndo cada vez mais e produzindo menos ou com esforço inútil em trabalhos sem resultados. Ai sim, a vida no trabalho vira uma luta a ser enfrentada como heróis enfartados a guerrear.

Mas voltamos a perguntar: como ter o tempo como parceiro? Listaremos pontos que possam ajudá-los neste desafio:

Pare e faça uma revisão de como você está agindo com o seu tempo. Volte a instrumentos que você leu ou aprendeu em seminários que participou, eles são sempre úteis. Faça um diagnóstico através da seguinte análise do tempo:
  1. Efeito: qual o efeito que o atual uso do meu tempo provoca em mim?
  2. Causa: O que provoca ansiedade? Quais os sentimentos desagradáveis que sinto na minha vida cotidiana?  Exemplo - O trânsito? A mesa cheia de papéis? O entrar e sair de pessoas na minha sala? o relacionamento com os colaboradores? O telefone? Dificuldades Financeiras? 
  • Medidas: Avaliar os pontos prioritários que lhe provocam insatisfação.
  • Buscar  as causas destas situações. 
  • 1º Causas de caráter
  • 2º Individual ( depende de você)
  • 3º Cultural (comportamentos e hábitos da sociedade)
  • 4º Gerencial (sua postura como gestor de equipe)
  • 5º Organizacional (Imposição da empresa)
  • 6º Ambiental (ambiente físico: escritório, casa, etc.) 
Reflita sobre seus objetivos na vida, para facilitá-los trace pequenas metas para atingir cada um deles e coloque prazos.

Focalize as oportunidades (pontos fortes) e as oportunidades surgirão, tornando você muito mais autossuficiente para rebater as influências negativas que aparecerão como contribuição.

Lembre-se que o WORKAHOLIC (pessoa obcecada por trabalho) não tem capacidade de fazer um trabalho com qualidade como aquele executivo que sabe dividir o seu tempo com o trabalho, familia e lazer.

Na administração do tempo como parceiro, a delegação é uma função básica. Delegação é a transferência de responsabilidade (tarefas) e autoridade (poder do subordinado de tomar decisões na tarefa delegada).

Como estão suas reuniões? Quais os resultados? As reuniões são esbanjadoras de tempo imensos. Porém, já que são inevitáveis, é vantajoso nós a conduzirmos de forma mais eficaz e lucrativa possivel.

Evita a procrastinação: comece um trabalho quando você tiver condições de terminá-lo. Saber tomar decisão pode ser aprendido e desenvolvido.

Submeta toda solicitação de seu tempo ao teste de prioridade.

Diga não a uma solicitação inadequada de ajuda, de maneira cordial, mas com firmeza.

Planeje seu trabalho e trabalhe a partir de seu plano: o combate a incêndio é uma forma dispendiosa de fazer as coisas, deixe para os bombeiros.

Lembre-se: a crise é FABRICADA. Saiba das pe3so certo para as tarefas urgentes e importantes. Muitas vezes o urgente não é importante.

Utilize o tempo ganho com a boa administração do seu tempo em projetos e contribuições inovadoras e criativas. Atenção! Não deixe que a rotina absorva novamente este tempo conquistado.

Organiza-se: cuidado com os papéis em sua mesa, procure uma agenda prática e atenção com seus arquivos. Ser organizado acrescenta poder e confiança ás suas ações, fazendo do tempo o seu parceiro e tornando-o um executivo eficaz.

(*) por Euler de Paula Baumgratz - Presidente da ABTD e Diretor da Apis Consultores Organizacionais (Telefax 031-344.4418 - Email  apis@net.em.com.br)



quinta-feira, 10 de abril de 2014

Orientações - Como Fazer Reuniões Criativas.

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Só convoque uma reunião quando for totalmente indispensável. Estabeleça os objetivos. Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto. Coloque só as pessoas ás quais o assunto interessa. Não castigue os pontuais, premiando os atrasados. Mantenha o rumo da discussão. Designe um participante para secretariar a reunião. Sintetize as conclusões. Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas.

A administração do tempo é uma ferramenta gerencial, que pode ser utilizada tanto nas empresas quanto na nossa via particular, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais, com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração do tempo é, provavelmente, o  fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a auto descoberta, isto é, com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar.

Dicas para se economizar tempo.

"O tempo uma vez gasto, nunca é recuperado, e ele proporciona oportunidades iguais para todos"

  • Planejamento - Toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados; 
  • Organização - A organização é um outro fator facilitador na execução das tarefas;   uma aliada do tempo. Ela deve existir principalmente nas informações;
  • Delegação - Atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar o tempo para tarefas mais importantes. É a chave da administração eficaz;
  • Telefone - Use-o para evitar deslocamento desnecessário para obter informações;
  • Comunicação - A linguagem simples, concisa e isenta de ambiguidades assegura a compreensão e poupa o tempo com mal-entendidos;
  • Tomada de decisões - A análise de decisão tem que ser precisa e baseada em informações seguras, para que possa ser atacado o problema, imediatamente;
  • Concentração - Tempo mínimo (anterior a ação) em que se julgar necessário para conseguir progresso em menos tempo.
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Economizadores de tempo.

  • Utilização de uma agenda ou um calendário de reuniões;
  • Criação de listas de afazeres;
  • Definição de metas;
  • Manutenção de suas metas em vista;
  • Definição de prioridades;
  • Acompanhamento de prioridades
  • Organização das tarefas;
  • Organização e acesso com rapidez de informações usadas com frequência.

Erros e falhas na administração do tempo.

  • Excesso de tempo em conversações;
  • Consolidação insuficiente de conclusões;
  • Sou o dono do meu tempo. Ele só depende de mim;
  • O subordinado sempre pode me esperar;
  • Nunca vou me tornar escravo do relógio;
  • Não vejo diferença entre o urgente "para ontem" e o importante;
  • Eu faço o tempo: os outros devem fazer o seu tempo, em função do meu;
  • Pela posição que ocupo, não preciso das satisfação do meu tempo para ninguém;
  • Pelo meu grau de responsabilidade perante a empresa, não tenho condições de planejar o meu tempo.

Causas do desperdício do tempo.

  • Falta de Planejamento
  • Falta de Informações Eficientes
  • Falta de Disciplina no cumprimento da agenda
  • Falta de Definição Clara de Objetivos na execução das tarefas
  • Falta de Delegação.
Compromisso com os resultados.

  • Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades; 
  • Indefinição de prioridades e cobrança incompleta e descontínua;
  • Fragmentação e superficialidade;
  • Excesso de reuniões e burocracia interna;
  • Indefinição de prioridades;
  • Incapacidade de dizer "NÃO";
  • Má utilização dos recursos (telefone, fax, xerox, computador);
  • Centralização de poder;
  • Execução de serviço particular, em horário comercial;
  • Resistência ás mudanças;
Soluções práticas para economizar tempo.

  • Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias;
  • Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função dessas metas;
  • Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nelas;
  • Faça as coisas em ordem de prioridade;
  • Controle, diariamente, as atividades realizadas e os resultados alcançados;
  • Saiba onde seu tempo é realmente empregado;
  • Estabeleça data e hora para inicio e fim de cada atividade;
  • Elimine desperdiçadores de tempo;
  • Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho.
Processos envolvendo reuniões.

  • Custos de ambiente organizacional improdutivo e ineficiente.  Promover a conscientização dos custos reais de reuniões improdutivas e veículos de comunicação organizacional limitados. Gargalos de produtividade em reuniões nas organizações.  Os sete pecados de reuniões improdutivas.
  • Redefinindo o processo de reuniões. Promover discussão sobre os problemas encontrados no processo de reuniões e como solucioná-los. Razões para as pessoas se reunirem. Porque as reuniões são improdutivas?
  • Três níveis de trabalho em grupo e três processos de produtividade. Identificar os níveis de trabalho em grupo e as tecnologias necessárias para suportar estes níveis. Os níveis individual, coordenação e grupo. Os processos de comunicação, pensamento e acesso a informação. 
  • Forças que impulsionam a utilização de Tecnologia da Informação para aumentar a produtividade. Identificar na organização as forças que impulsionam as mudanças. Porque precisamos mudar? (O sucesso de hoje não garante o sucesso de amanhã). 
  • As fases de um processo decisório. Identificar e explorar as fases do processo decisório. Fase de Discussão. Fase de Projeto. Fase de Escolha. Fase de Acompanhamento.
  • A importância do Brainstorming. Promover novas ideias, explorando o fato de que boas ideias são uma fração do número de ideias geradas. A importância de gerar ideias. 
  • Os papéis dos participantes. Explorar a funcionalidade e as responsabilidades dos participantes de uma reunião. O Papel do coordenados. O Papel do relator. O papel do facilitador.
  • Ferramentas para aumentar a produtividade. Análise e exemplificação de algumas ferramentas de tecnologia ou não para auxiliar o processo de reuniões. Estudos de caso. Ferramentas de Groupware. Ferramentas intranet.Procedimentos gerais.
  • Resultados: Fazendo as reuniões produtivas. Avaliação e discussão dos resultados aplicáveis na empresa.
Bibliografia: Alexander, Roy. Guia para a administração do tempo. Rio de Janeiro: Campus 1994, 147 p.
Covey, Stephen R,. Como Definir Prioridades Num Mundo Sem Tempo. Rio de Janeiro; Campus 1994, 453p
Revista de Administração - Volume 19(2) - abril/junho/84 - Pag. 53 a 58.
Costa, Arildo Francisco da. Administração do Tempo. Goiânia: SEBRAE, S.d.

terça-feira, 1 de abril de 2014

Vendo Apartamento no Morumbi - São Paulo - SP



Alugo Lindo Apartamento com 02 dormitórios (uma suíte), sala com sacada (com vista para a piscina e área verde), cozinha, área de serviço, banheiro social. Tem uma vaga de garagem. AU=61 m2 Excelente localização com todos os melhoramentos. Condomínio = R$ 622,00, IPTU parcelas de R$ 64,22.  Sistema de energia é o cash Power (sistema pré-pago).

Aluguel: R$ 1.800,00
Condomínio: R$ 622,00
IPTU: Parcela de R$ 64,22

Contato: Luiz Antonio (Creci 53025)
Tel. (11) 59256520
Cel. (11) 971194925