Arquivo de trabalho do momento: São aqueles em que se trabalham nos projetos atuais. Devem estar sempre a mão, de fácil acesso como telefones, códigos, política da empresa, endereços, etc.... Depois de serem discutidos em reuniões, há os arquivos de rotina e os de acompanhamento que devem ser divididos de 01 a 12, representando os meses do ano, e outra parte de 01 a 31 dias, representando os dias do meses; nestes devem se colocados aqueles trabalhos diários, substituindo-se lembretes escritos em papéis por anotações na agenda e coloca-se cada arquivo no dia correspondente do mês a ser tratado.
Arquivo de referência: São os projetos futuros e passados, informações sobre os recursos da empresa, informações sobre o pessoal, dados administrativos, verbas, contas de clientes. Procura-se guardar o que é necessário e, se for possível, entregar documentos a outras pessoas que seja mais conveniente.
Arquivo Morto: Normalmente, arquivos de até três anos, para fins jurídicos e tributários da empresa. Para os arquivos eletrônicos, é muito útil distribuí-los em pastas a serem criadas por categorias, de acordo com o tipo de arquivo e o tipo de aplicativo existentes.
As mensagens do correio eletrônico devem ser filtradas logo na tela, selecionando os relevantes, apagando as mensagens inúteis e se for realmente preciso, guardá-las. Porém as que não precisarem ser guardadas devem ser logo apagadas para que não fiquem ocupando espaço.
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