Peter Drucker em seu livro "O Gerente Eficaz", publicado em 1966, já dizia que um gerente eficaz tem que conhecer bem o seu tempo. Nessa publicação, Drucker reserva um capitulo sobre administração do tempo.
Mas, mesmo assim, muitos gerentes e executivos hoje consideram o tempo como um inimigo que tem que ser enfrentado no campo de batalha. Desta forma, grande parte dos executivos tentam dominar racionalmente o tempo e este escapa pelos dedos, ou melhor, pela vida, com a facilidade de um pulo de gato.
Mas qual é o pulo do gato na administração do tempo?
A resposta é simplesmente considerá-lo como parceiro, não em um campo de guerra, mas em Parceiro na Vida. Com o objetivo primeiro de uma melhor qualidade de vida e, consequentemente, uma melhor qualidade no trabalho.
O grande avanço tecnológico tende a transformar tudo para instantâneo, a comida, as viagens aéreas, a comunicação e outras coisas mais.
Mas e nós, seres humanos? Correremos atrás tentando ser mais rápidos do que o fax.
Nenhum destes avanços serve se não for para facilitar a nossa vida e, em muitos casos, não é isto que estou vendo e sentindo. Executivos correndo cada vez mais e produzindo menos ou com esforço inútil em trabalhos sem resultados. Ai sim, a vida no trabalho vira uma luta a ser enfrentada como heróis enfartados a guerrear.
Mas voltamos a perguntar: como ter o tempo como parceiro? Listaremos pontos que possam ajudá-los neste desafio:
Pare e faça uma revisão de como você está agindo com o seu tempo. Volte a instrumentos que você leu ou aprendeu em seminários que participou, eles são sempre úteis. Faça um diagnóstico através da seguinte análise do tempo:
- Efeito: qual o efeito que o atual uso do meu tempo provoca em mim?
- Causa: O que provoca ansiedade? Quais os sentimentos desagradáveis que sinto na minha vida cotidiana? Exemplo - O trânsito? A mesa cheia de papéis? O entrar e sair de pessoas na minha sala? o relacionamento com os colaboradores? O telefone? Dificuldades Financeiras?
- Medidas: Avaliar os pontos prioritários que lhe provocam insatisfação.
- Buscar as causas destas situações.
- 1º Causas de caráter
- 2º Individual ( depende de você)
- 3º Cultural (comportamentos e hábitos da sociedade)
- 4º Gerencial (sua postura como gestor de equipe)
- 5º Organizacional (Imposição da empresa)
- 6º Ambiental (ambiente físico: escritório, casa, etc.)
Focalize as oportunidades (pontos fortes) e as oportunidades surgirão, tornando você muito mais autossuficiente para rebater as influências negativas que aparecerão como contribuição.
Lembre-se que o WORKAHOLIC (pessoa obcecada por trabalho) não tem capacidade de fazer um trabalho com qualidade como aquele executivo que sabe dividir o seu tempo com o trabalho, familia e lazer.
Na administração do tempo como parceiro, a delegação é uma função básica. Delegação é a transferência de responsabilidade (tarefas) e autoridade (poder do subordinado de tomar decisões na tarefa delegada).
Como estão suas reuniões? Quais os resultados? As reuniões são esbanjadoras de tempo imensos. Porém, já que são inevitáveis, é vantajoso nós a conduzirmos de forma mais eficaz e lucrativa possivel.
Evita a procrastinação: comece um trabalho quando você tiver condições de terminá-lo. Saber tomar decisão pode ser aprendido e desenvolvido.
Submeta toda solicitação de seu tempo ao teste de prioridade.
Diga não a uma solicitação inadequada de ajuda, de maneira cordial, mas com firmeza.
Planeje seu trabalho e trabalhe a partir de seu plano: o combate a incêndio é uma forma dispendiosa de fazer as coisas, deixe para os bombeiros.
Lembre-se: a crise é FABRICADA. Saiba das pe3so certo para as tarefas urgentes e importantes. Muitas vezes o urgente não é importante.
Utilize o tempo ganho com a boa administração do seu tempo em projetos e contribuições inovadoras e criativas. Atenção! Não deixe que a rotina absorva novamente este tempo conquistado.
Organiza-se: cuidado com os papéis em sua mesa, procure uma agenda prática e atenção com seus arquivos. Ser organizado acrescenta poder e confiança ás suas ações, fazendo do tempo o seu parceiro e tornando-o um executivo eficaz.
(*) por Euler de Paula Baumgratz - Presidente da ABTD e Diretor da Apis Consultores Organizacionais (Telefax 031-344.4418 - Email apis@net.em.com.br)
