A administração do tempo é uma ferramenta gerencial, que pode ser utilizada tanto nas empresas quanto na nossa via particular, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais, com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração do tempo é, provavelmente, o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a auto descoberta, isto é, com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar.
Dicas para se economizar tempo.
"O tempo uma vez gasto, nunca é recuperado, e ele proporciona oportunidades iguais para todos"
- Planejamento - Toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados;
- Organização - A organização é um outro fator facilitador na execução das tarefas; uma aliada do tempo. Ela deve existir principalmente nas informações;
- Delegação - Atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar o tempo para tarefas mais importantes. É a chave da administração eficaz;
- Telefone - Use-o para evitar deslocamento desnecessário para obter informações;
- Comunicação - A linguagem simples, concisa e isenta de ambiguidades assegura a compreensão e poupa o tempo com mal-entendidos;
- Tomada de decisões - A análise de decisão tem que ser precisa e baseada em informações seguras, para que possa ser atacado o problema, imediatamente;
- Concentração - Tempo mínimo (anterior a ação) em que se julgar necessário para conseguir progresso em menos tempo.
Economizadores de tempo.
- Utilização de uma agenda ou um calendário de reuniões;
- Criação de listas de afazeres;
- Definição de metas;
- Manutenção de suas metas em vista;
- Definição de prioridades;
- Acompanhamento de prioridades
- Organização das tarefas;
- Organização e acesso com rapidez de informações usadas com frequência.
Erros e falhas na administração do tempo.
- Excesso de tempo em conversações;
- Consolidação insuficiente de conclusões;
- Sou o dono do meu tempo. Ele só depende de mim;
- O subordinado sempre pode me esperar;
- Nunca vou me tornar escravo do relógio;
- Não vejo diferença entre o urgente "para ontem" e o importante;
- Eu faço o tempo: os outros devem fazer o seu tempo, em função do meu;
- Pela posição que ocupo, não preciso das satisfação do meu tempo para ninguém;
- Pelo meu grau de responsabilidade perante a empresa, não tenho condições de planejar o meu tempo.
Causas do desperdício do tempo.
- Falta de Planejamento
- Falta de Informações Eficientes
- Falta de Disciplina no cumprimento da agenda
- Falta de Definição Clara de Objetivos na execução das tarefas
- Falta de Delegação.
- Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades;
- Indefinição de prioridades e cobrança incompleta e descontínua;
- Fragmentação e superficialidade;
- Excesso de reuniões e burocracia interna;
- Indefinição de prioridades;
- Incapacidade de dizer "NÃO";
- Má utilização dos recursos (telefone, fax, xerox, computador);
- Centralização de poder;
- Execução de serviço particular, em horário comercial;
- Resistência ás mudanças;
- Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias;
- Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função dessas metas;
- Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nelas;
- Faça as coisas em ordem de prioridade;
- Controle, diariamente, as atividades realizadas e os resultados alcançados;
- Saiba onde seu tempo é realmente empregado;
- Estabeleça data e hora para inicio e fim de cada atividade;
- Elimine desperdiçadores de tempo;
- Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho.
- Custos de ambiente organizacional improdutivo e ineficiente. Promover a conscientização dos custos reais de reuniões improdutivas e veículos de comunicação organizacional limitados. Gargalos de produtividade em reuniões nas organizações. Os sete pecados de reuniões improdutivas.
- Redefinindo o processo de reuniões. Promover discussão sobre os problemas encontrados no processo de reuniões e como solucioná-los. Razões para as pessoas se reunirem. Porque as reuniões são improdutivas?
- Três níveis de trabalho em grupo e três processos de produtividade. Identificar os níveis de trabalho em grupo e as tecnologias necessárias para suportar estes níveis. Os níveis individual, coordenação e grupo. Os processos de comunicação, pensamento e acesso a informação.
- Forças que impulsionam a utilização de Tecnologia da Informação para aumentar a produtividade. Identificar na organização as forças que impulsionam as mudanças. Porque precisamos mudar? (O sucesso de hoje não garante o sucesso de amanhã).
- As fases de um processo decisório. Identificar e explorar as fases do processo decisório. Fase de Discussão. Fase de Projeto. Fase de Escolha. Fase de Acompanhamento.
- A importância do Brainstorming. Promover novas ideias, explorando o fato de que boas ideias são uma fração do número de ideias geradas. A importância de gerar ideias.
- Os papéis dos participantes. Explorar a funcionalidade e as responsabilidades dos participantes de uma reunião. O Papel do coordenados. O Papel do relator. O papel do facilitador.
- Ferramentas para aumentar a produtividade. Análise e exemplificação de algumas ferramentas de tecnologia ou não para auxiliar o processo de reuniões. Estudos de caso. Ferramentas de Groupware. Ferramentas intranet.Procedimentos gerais.
- Resultados: Fazendo as reuniões produtivas. Avaliação e discussão dos resultados aplicáveis na empresa.
Covey, Stephen R,. Como Definir Prioridades Num Mundo Sem Tempo. Rio de Janeiro; Campus 1994, 453p
Revista de Administração - Volume 19(2) - abril/junho/84 - Pag. 53 a 58.
Costa, Arildo Francisco da. Administração do Tempo. Goiânia: SEBRAE, S.d.
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