Como Transferir a Iniciativa!

O que estivemos tentando fazer com esta analogia do "Macaquinho nas Costas" é transferir a iniciativa do Gerente para seus subordinados e mantê-la aí. Procuramos ressaltar um truísmo tão evidente quanto sutil. Ou seja, antes que um Gerente possa criar o senso de iniciativa em seus subordinados, deverá assegurar-se de que eles têm iniciativa. Se ele a tirar deles, não mais a terão e então ele pode perfeitamente dar adeus ao seu "Tempo Discricionário". Voltará, todo ele, a ser "Tempo Imposto pelos Subordinados". Também não é possível que ambos, Gerente e subordinado, tomem a mesma iniciativa ao mesmo tempo. O clássico inicio de conversa. "Chefe, temos um pequeno problema", dá a entender essa dualidade e apresenta, conforme já ressaltado anteriormente, que há um "Macaquinho" empoleirado nas costas de cada um, o que é uma forma muito ruim de abordar qualquer assunto. Por isso, tomemos alguns minutos para examinar o que preferimos chamar de "Anatomia de Iniciativa Administrativa".

Existem quatro graus de iniciativa que um Administrador pode exercer em relação ao Superior e á Organização:

1. Espere até ser chamado (Mínima iniciativa);
2. Pergunte o que deve fazer;
3. Recomende, depois tome a ação resultante;
4. Aja, mas informe normalmente (máxima iniciativa).

Evidentemente, o Administrador deve ser suficientemente profissional para não tomar as iniciativas 1 e 2, quer seja em relação aos Supervisores ou á Organização. Um Administrador que se vale da iniciativa  1 não pode controlar os prazos nem o tipo de aproveitamento do tempo imposto pelo supervisor ou pela organização.

Por conseguinte, ele abre mão de todo e qualquer direito de reclamar daquilo que lhe é mandado fazer ou da hora em que deve fazê-lo. O Gerente que toma a iniciativa 2 pode controlar os prazos, porém não o aproveitamento do tempo. As iniciativas 3 e 4 deixam o Administrador com condições de controlar ambas as coisas, sendo que o maior controle é o nível 4.

A função do Gerente, em relação ás iniciativas tomadas por seus subordinados, é dupla: primeiro, a de descartar o uso das iniciativas 1 e 2, forçando seus subordinados a aprenderem a dominar o "Trabalho em Equipe"; ou então para certificar-se de que para cada problema ou "Macaco" que sai de sua sala existe um nível estipulado de iniciativa que lhe é atribuído, além de prazo e local preestabelecido para a reunião posterior entre o Gerente e o subordinado. Isso deve ser devidamente anotado na agenda do Gerente.

Extraído do Ebook "Administração do Tempo de Fernando Augusto"