A organização do trabalho e a distribuição das tarefas diárias podem ser melhor feitas utilizando-se uma agenda de tempo.
Filtra-se todo o material de entrada (papéis, correio eletrônico, correio de voz, ligações), dedicando-se um tempo definido para tratar deles.
Deve-se dividir o dia de trabalho em lotes, criando-se blocos de tempo com horários definidos, ou seja, reservar horários fixos todos os dias para tratar do correio eletrônico, das ligações, dos papéis, etc.
Telefonemas em lotes: Criar uma rotina de atender á ligações em horários curtos todos os dias, fazendo com que as outras pessoas possam também se habituar a ligar sempre nos mesmos horários. Uma mensagem de correio de voz, indicando o seu tempo disponível e solicitando uma escolha por parte de quem liga, pode auxiliar em muito.
Correio Eletrônico: Como o fluxo de informações via correio é maior e mais variado, pode-se reservar dois horários durante o dia para cuidar dele, sempre lembrando-se de eliminar a mensagem, se possível, assim que terminar de lê-la (tratá-la). É de fundamental importância que se passe mensagens claras e objetivas, não distribuir-se mensagens para muitas pessoas incidindo em muitas respostas também e não tratar mais de um assunto por mensagem, para deixá-la mais clara.
Recomendo as seguintes regras ao enviar mensagens:
- Discuta um assunto por mensagem.
- Defina claramente o tópico no cabeçalho.
- Crie uma mensagem curta, mas que inclua todas as informações necessárias para que o receptor possa tomar uma atitude ou responder.
- Os programas de correio eletrônicos têm funções de bloqueio para mensagens indesejadas, quando for o caso, peça ao remetente para retirar seu nome da lista de e-mails ou simplesmente bloquie a mensagem a partir do programa.
Não deixe para depois para tomar uma atitude em relação á mensagem. A regra é FAÇA AGORA ou EXCLUA AGORA. Não trate a mensagem logo que ela chega, ao invés disso trate as mensagens em bloco para ser mais eficiente. Caso a mensagem seja interessante crie pastas por assunto e transfira-as para lá ou exclua-as.
Quando se faz algo corretamente, evita-se que outras pessoas interrompam o trabalho das outras para corrigir os erros. Da mesma forma, as mensagens e telefonemas devem ser claras par que não haja a necessidade de uma nova comunicação para tratar do mesmo assunto.
Muitas vezes precisamos dizer não!
Extraido do ebook Admininstração do tempo de Fernando Augusto
Dizer não poderá causar algumas conclusões negativas, mas também poderá trazer grandes beneficios, por exemplo:
- Ganhar tempo;
- Definir claramente situações;
- Economizar esforços.
É preciso saber o momento certo para dizer não, porque existe vários significados do Não, mas se for preciso dizer não, diga.
Quando dizer não
O Não é indicado quando:
- A atividade é estranha ao plano estratégico da empresa;
- Há outra prioridade mais importante;
- O esforço relativo á execução da atividade não compensa o resultado;
- A atividade aumenta o custo, sem trazer o benefício correspondente;
- A atividade diminui o lucro, sem trazer contrapartida positiva.
Planejamento
Um planejamento permite obter-se uma visão geral do trabalho a longo prazo, definindo as principais metas e objetivos.
Primeiramente, cria-se um planejamento mensal onde aparecerao todas as tarefas, semana a semana, a serem desenvolvidas no mês.
A partir daí, cria-se um planejamento mensal, voltado para as atividades principais da semana nos seus respectivos dias e horários reservador para execução. Da mesma maneira é que se chega, por fim, ao planejamento diário.
Um planejamento para desenvolvimento dos projetos consiste em dividir cada projeto em etapas, constituindo tarefas menores e definir quem as executará e quanto tempo terá para fazer, não se esquecendo da importância do acompanhamento.
