Ultimas Considerações!

Mudança Continua: - A melhoria contínua se resume em mudanças constantes. As pessoas têm dificuldade em lidar com mudanças. Os gerentes mais eficazes preferem que o seu pessoal se envolvam com o trabalho. É difícil lidar com a mudança contínua se as metas pessoas e os resultados desejados forem expostos com clareza e revistos periodicamente. Do ponto de vista do PEP (Programa de Eficiência Pessoal) a melhoria da qualidade possui três ingredientes principais:

1. Identifique o que precisa ser melhorado.
2. Planeje atitudes para melhorar.
3. Leve os planos adiante.

Metas Pessoais e Profissionais!

O item de maior importância na Administração do Tempo é, sem dúvida o estabelecimento de metas. Saber para onde se quer chegar é primordial para orientar todas as decisões de nossas vidas. Um velho provérbio diz: "Se você sabe para onde está indo, qualquer caminho fará com que você chegue lá", porém é ai que está o problema. Quem não sabe o que realmente é importante fica sempre "dando voltas" gastando esforços, sem saber a direção.

Quem tem metas definidas consegue direcionar ações e esforços, e todo as as suas atitudes possuem um propósito, o de alcançar a meta definida.

A meta é a visualização de um alvo.

A meta é o significado e o sentido da vida e é nela que está a felicidade e o prazer do trabalho.

Lembre-se sempre: As metas devem ser SMART.

• ESpecifica
• Mensurável
• Alcançáveis
• Representarem um desafio pessoas
• Temporais

Extraído do ebook: Administração do tempo de Fernando Augusto

Outras Gerências!

Gerência Peripatética: O termo decorre do modo aristocrático de ensinar caminhando.

Um gerente deve estar sempre por perto de seus subordinados para estar a par dos acontecimentos, identificar os problemas, dar auxilio e acompanhar o trabalho, pois assim não será interrompido em má hora, nem terá de enfrentar de uma vez grandes problemas decorrentes de outros menores não resolvidos nem problemas no processo de trabalho, estando a par das reivindicações imediatas e atendendo-as.

Um decálogo contra a patologia burocrática:  Um dos fatores de desperdício de tempo é o excesso de documentação.

Tenha pouco papel sobre a mesa, o papel só faz tomar mais seu tempo. A melhor maneira de se comunicar é Olho a Olho.

Sugestões de administração do tempo: 

• Respeite o tempo de seu cliente;
• Confirme as visitas por telefone;
• Elimine a "visita inesperada" - para sempre!;
• Dê ao seu cliente uma estimativa da duração da entrevista;
• Planeje o seu tempo para quando o cliente desperdiçar o dele;
• Fale com quem toma decisão;
• Aproveite bem seu tempo de viagem/deslocamento;
• Desenvolva hábitos saudáveis da venda;
• Trate do mesmo assunto com vários clientes, ao mesmo tempo;
• Divulgue o material sobre administração do tempo;
• Identifique os melhores dias para contatos comerciais.

Em que usar o tempo ganho?

Saber administrar o tempo nos torna mais eficaz, podendo assim ter mais tempo livre. Mas se você sabe como usar esse tempo livre, tudo que você aprendeu até agora de nada valerá.

Extraído do ebook "Administração do tempo" de Fernando Augusto.

Tenha sempre bons habitos de trabalho!

Bons Hábitos de Trabalho - Para um bom desempenho do trabalho, cada pessoa deve definir quais são seus planos, metas pessoais e valores, cruzá-los com os objetivos da organização e realmente se engajar no projeto da empresa, podendo visualizar melhor o futuro.

Persistir e atualizar-se observando os pontos ainda falhos que podem ser melhorados.

Nunca se deve confiar inteiramente na memória, até mesmo para não sobrecarregá-la.

Para isso deve-se eliminar os pequenos lembretes que as pessoas costumam usar, pendurados aqui ou jogados ali e substituí-los por um caderno de lembretes, sempre acessível, que permite um melhor acompanhamento daquilo que já foi ou será feito.

Porém, o uso de uma agenda ainda é indispensável, podendo-se encontrar tipos e sistemas de agenda que melhor se enquadrem no gosto pessoal.

Mesmo com as agendas eletrônicas, não se perde a importância do uso de uma de papel, pois não são todas as agendas eletrônicas que são portáteis ou práticas para carregar.

Delegação - A pessoa mais apropriada para se delegar uma tarefa não é aquela que não faz nada, porque provavelmente continuará a não fazer nada.

A delegação consiste na escolha da pessoa apropriada para se delegar a tarefa, informá-la com clareza acerca da execução, dar o tempo suficiente para a realização.

Atribuir novas responsabilidades e dar crédito ás pessoas não faz com que o delegante perca o seu posto, mas sim, possa ser visto como um bom organizador.

A organização é fundamental para um bom desenvolvimento do trabalho.

Uma padronização do sistema de trabalho e arquivamento (principalmente em locais onde há rotatividade de funcionários) permite o fácil acesso a materiais por outras pessoas que precisem acompanhar certos trabalhos.

Assim, deve-se tomar uma pessoa como referência exemplo e buscar-se a melhora a cada projeto, aperfeiçoar-se.

Extraído do ebook de Fernando Augusto: Administração do Tempo

Outras Observações.

A organização do trabalho e a distribuição das tarefas diárias podem ser melhor feitas utilizando-se uma agenda de tempo.
Filtra-se todo o material de entrada (papéis, correio eletrônico, correio de voz, ligações), dedicando-se um tempo definido para tratar deles.
Deve-se dividir o dia de trabalho em lotes, criando-se blocos de tempo com horários definidos, ou seja, reservar horários fixos todos os dias para tratar do correio eletrônico, das ligações, dos papéis, etc.

Telefonemas em lotes: Criar uma rotina de atender á ligações em horários curtos todos os dias, fazendo com que as outras pessoas possam também se habituar a ligar sempre nos mesmos horários. Uma mensagem de correio de voz, indicando o seu tempo disponível e solicitando uma escolha por parte de quem liga, pode auxiliar em muito.

Correio Eletrônico: Como o fluxo de informações via correio é maior e mais variado, pode-se reservar dois horários durante o dia para cuidar dele, sempre lembrando-se de eliminar a mensagem, se possível, assim que terminar de lê-la (tratá-la). É de fundamental importância que se passe mensagens claras e objetivas, não distribuir-se mensagens para muitas pessoas incidindo em muitas respostas também e não tratar mais de um assunto por mensagem, para deixá-la mais clara.

Recomendo as seguintes regras ao enviar mensagens:

1. Discuta um assunto por mensagem.
2. Defina claramente o tópico no cabeçalho.
3. Crie uma mensagem curta, mas que inclua todas as informações necessárias para que o receptor possa tomar uma atitude ou responder.
4. Os programas de correio eletrônicos têm funções de bloqueio para mensagens indesejadas, quando for o caso, peça ao remetente para retirar seu nome da lista de e-mails ou simplesmente bloquie a mensagem a partir do programa.

Não deixe para depois para tomar uma atitude em relação á mensagem. A regra é FAÇA AGORA ou EXCLUA AGORA. Não trate a mensagem logo que ela chega, ao invés disso trate as mensagens em bloco para ser mais eficiente. Caso a mensagem seja interessante crie pastas por assunto e transfira-as para lá ou exclua-as.

Quando se faz algo corretamente, evita-se que outras pessoas interrompam o trabalho das outras para corrigir os erros. Da mesma forma, as mensagens e telefonemas devem ser claras par que não haja a necessidade de uma nova comunicação para tratar do mesmo assunto.

Muitas vezes precisamos dizer não!
Extraido do ebook Admininstração do tempo de Fernando Augusto
Dizer não poderá causar algumas conclusões negativas, mas também poderá trazer grandes beneficios, por exemplo:

• Ganhar tempo;
• Definir claramente situações;
• Economizar esforços.

É preciso saber o momento certo para dizer não, porque existe vários significados do Não, mas se for preciso dizer não, diga.

Quando dizer não

O Não é indicado quando:

• A atividade é estranha ao plano estratégico da empresa;
• Há outra prioridade mais importante;
• O esforço relativo á execução da atividade não compensa o resultado;
• A atividade aumenta o custo, sem trazer o benefício correspondente;
• A atividade diminui o lucro, sem trazer contrapartida positiva.

Planejamento

Um planejamento permite obter-se uma visão geral do trabalho a longo prazo, definindo as principais metas e objetivos.

Primeiramente, cria-se um planejamento mensal onde aparecerao todas as tarefas, semana a semana, a serem desenvolvidas no mês.

A partir daí, cria-se um planejamento mensal, voltado para as atividades principais da semana nos seus respectivos dias e horários reservador para execução. Da mesma maneira é que se chega, por fim, ao planejamento diário.

Um planejamento para desenvolvimento dos projetos consiste em dividir cada projeto em etapas, constituindo tarefas menores e definir quem as executará e quanto tempo terá para fazer, não se esquecendo da importância do acompanhamento.

Quem pode ajudar na administração de tempo!

Aspectos Estratégicos

Ao implantar qualquer ideia/sugestão para racionalização do uso do tempo, procure:

1. Mostre á outra parte envolvida;
2. Negociar com sua chefia apoio para as mudanças; 
3. Explicar, antes de aplicar qualquer medida; 
4. Implantar as ideias gradualmente, evitando a tentação de implantar 10 ou sugestões;
5. Iniciar pela ideia/sugestão;
6. Ser flexível, evitando radicalismo;
7. Ter persistência; isto é fundamental; 
8. Evitar qualquer juízo de valor sobre a utilização do tempo pelos outros;
9. Respeitar o tempo de outro.

Aspectos Táticos

O Chefe

• Se for interrompido pelo chefe proceder assim: "Fulano, você pediu para eu ir até aí agora, mas estou com sincrano";
• Marcar 2 ou 3 contatos em horários predeterminados com seu chefe toda semana; 
• Manter o chefe informado do progresso na administração do seu tempo;

Subordinados

• Solicitar a seus subordinados que, junto com os problemas, tragam também alternativas de solução; 

Secretária

• Definir dois momentos diários para despacho com sua secretária; 
• Solicitar a ela que coloque por escrito e arquive toda instrução sua; 
• Pedir que a documentação lhe seja entregue empilhada e arrumada, colocando na parte superior o que for mais importante;
• Instruir sua secretária para interrompe-lo o mínimo necessário e sempre através de bilhetes.

Clientes

• Reservar horário predeterminado para atendimento de clientes;
• Definir previamente, de comum acordo com os clientes, o momento de "Inicio" de cada entrevista, reunião, etc...

Marcar contatos sociais ou pessoais com clientes para o horário de almoço.

Extraído do ebook de Fernando Augusto "Administração do Tempo"

Organize Follw-up Eficientes.

Porque ter lembretes sempre a frente, não vai necessariamente nos levar á concentração, ao foco e a produtividade. Se esses lembretes ficarem pendurados durante um determinado tempo, você não os verá mais. Olhá-los e não tomar uma atitude em relação a todos eles, reforça um hábito: NÃO FAÇA AGORA.

Coloque em prática sistemas simples, que permitem superar esses problemas e fazer o trabalho realmente importante.

1. Transfira seus papéis para um arquivo que lhe permita agendar material, através de lembretes, de acordo com o dia:= (1 a 31) ou por mês (1 a 12). Se você envia uma carta e espera resposta em uma semana, coloque o lembrete com uma cópia da carta que irá lembrá-lo de que precisa falar novamente com o cliente.
2. Também poderá consolidar todas as pequenas tarefas em um caderno de registros o que elimina a necessidade de pequenos pedaços de papel. Use quando você se lembrar de algo e precisa um lugar para escrever. Mantenha nele um diário de atividades em ordem cronológica. Você deve datar cada um dos registros. Escreva em letras grandes e separe cada registro. Quando concluir uma tarefa, faça um (X) grande sobre ela. Até criar o hábito, deixe-o sempre em cima de sua mesa.
3. No sistema de agenda, como são datadas, elas preveem as necessidades futuras e você pode utilizá-las, como um sistema linear de lembretes. A boa regra para qualquer sistema de agenda é você escolher um sistema para mesa com várias seções e características, ou uma de bolso. Utilize agenda que tenha a função de visão rápida da semana. Aprenda a utilizar todos os recursos do seu sistema de agenda.
4. Existem sistemas de agendas eletrônicas portáteis que podem nos fornecer uma grande quantidade de informações. Qualquer que seja o tamanho existem alguns inconvenientes. Um sistema/agenda do tamanho da palma da mão pode ter um teclado difícil de se trabalhar. Existem programas com várias funções que você pode utilizar para fazer anotações rápidas e depois revisar e ajustar como acontece quando você planeja no papel.
5. Muitas pessoas combinam os sistemas de agenda de papel e eletrônica, que pode imprimir a sua agenda em qualquer tamanho e você poderá levar o impresso ao invés do computador.

Quanto tempo para cada atividade?

Aumentar, manter ou diminuir o tempo gasto em cada atividade?
Em pesquisa realizada com mais de 1000 executivos em 10 países, os professores Cooper e Arbose constataram que os fatores que mais contribuem para o Stress gerencial são:

1. Falta de tempo para cumprir prazos;
2. Carga excessiva de trabalho;
3. Subordinados mal treinados;
4. Horas de trabalho além do normal;
5. Participação em reuniões;

O tempo é um recurso impossível de ser recuperado depois de gasto.

 Extraído do ebook Administração do tempo de Fernando Augusto

O que saber sobre arquivos.

Os arquivos devem estar divididos em arquivos de trabalhos do momento, arquivos de referência e arquivo morto.

Arquivo de trabalho do momento: São aqueles em que se trabalham nos projetos atuais. Devem estar sempre a mão, de fácil acesso como telefones, códigos, política da empresa, endereços, etc.... Depois de serem discutidos em reuniões, há os arquivos de rotina e os de acompanhamento que devem ser divididos de 01 a 12, representando os meses do ano, e outra parte de 01 a 31 dias, representando os dias do meses;  nestes devem se colocados aqueles trabalhos diários, substituindo-se lembretes escritos em papéis por anotações na agenda e coloca-se cada arquivo no dia correspondente do mês a ser tratado.

Arquivo de referência: São os projetos futuros e passados, informações sobre os recursos da empresa, informações sobre o pessoal, dados administrativos, verbas, contas de clientes. Procura-se guardar o que é necessário e, se for possível, entregar documentos a outras pessoas que seja mais conveniente.

Arquivo Morto: Normalmente, arquivos de até três anos, para fins jurídicos e tributários da empresa. Para os arquivos eletrônicos, é muito útil distribuí-los em pastas a serem criadas por categorias, de acordo com o tipo de arquivo e o tipo de aplicativo existentes.

As mensagens do correio eletrônico devem ser filtradas logo na tela, selecionando os relevantes, apagando as mensagens inúteis e se for realmente preciso, guardá-las. Porém as que não precisarem ser guardadas devem ser logo apagadas para que não fiquem ocupando espaço.

Post anterior: http://blogdolanto.blogspot.com.br/2014/02/tarefas-urgentes-e-importantes.html

Tarefas urgentes e importantes!

O combate a Urgências é fundamental para a concentração do tempo nas Importâncias.

Para combater as Urgências é preciso que:

• Evite sempre o uso da palavra NÃO;
• Transfira para outra pessoa o atendimento;
• Determine o momento que você vai resolver o problema do outro.

O que é inesperado não é necessariamente importante! Diante do inesperado, resista a tentação de execução imediata, procurando antes identificar a importância/urgência da tarefa.

ORDEM!

Pessoas têm mania de guardar coisas sob o pretexto de talvez precisar delas mais tarde. No entanto, deve-se guardar somente o que realmente é importante e pode ser útil mais tarde.

Há um conceito de que a desordem instiga a criatividade, o que não é verdade. Segundo o "Wall Stret Journal" as pessoas passam em média 06 (seis) semanas por ano procurando coisas no escritório.
Além da ordem ajudar no acesso ás informações de maneira rápida, possibilita um ambiente confortável, e isto ajuda a aumentar a produtividade.

Para trato dos papéis, usa-se o sistema de bandejas, sendo uma para entrada de documentos, uma de pendências e outra para saída.

Entrada: assuntos novos; materiais ainda não analisados a serem tratados.
Pendências: aqueles que não podem ser resolvidos de momento; não podem ficar mais de 24 horas ou 48 horas pendentes.
Saída: assuntos resolvidos, aqueles que já podem ser arquivados ou eliminados.

Um outro ponto crucial é a eficiência, eficácia e rapidez no trabalho, é necessário ter-se todo o material, ferramentas funcionando perfeitamente e saber-se utilizá-los. Esses materiais vão desde clipes, grampeadores e tesouras até copiadoras, fax e computadores. É sempre bom manter-se atualizado acerca de novas ferramentas de trabalho que surgem.

Fonte: Administração do Tempo
por Fernando Augusto.

Organizar Sistemas de Follow-up eficientes.

Porque ter lembretes sempre á frente, não vai necessáriamente nos levar á concentração , ao foco e á produtividade. Se esses lembretes ficarem pendurados durante um determinado tempo, você não os verá mais. Olhá-los e não tomar uma atitude em relação a todos eles, reforça um hábito: NÃO FAÇA AGORA.

Coloque em prática sistemas simples, que permitem superar esses problemas e fazer o trabalho realmente importante.

1. Transfira seus papéis para um arquivo que lhe permite agendar material, através de lembretes, de acordo com o dia: (01 a 31) ou por mês (de 01 a 12). Se você envia uma carta e espera resposta em uma semana, coloque o lembrete com uma cópia da carta que irá lembrá-lo de que precisa falar novamente com o cliente.
2. Também poderá consolidar todas as pequenas tarefas em um caderno de registro o que elimina a necessidade de pequenos pedaço de papel. Use quando você se lembrar de algo e precisa de um lugar para escrever. Mantenha nele um diário de atividades em ordem cronológica. Você deve datar cada um dos registros. Escreva em  letras grandes e separe cada registro. Quando concluir uma tarefa, faça um )X) grande sobre ela. Até criar o hábito, deixe-o sempre em cima de sua mesa.
3. No sistema de agenda, como são datadas, elas prevêm as necessidades futuras e  você pode utilizá-las, como um sistema linear de lembretes. A boa regra para qualquer sistema de agenda é você escolher um sistema para mesa com várias seções e características, ou uma de bolso. Utilize agenda que tenha a função de visão rápida da semana. Aprenda a utilizar todos os recursos do seu sistema de agenda.
4. Existem sistemas de agendas eletrônicas portáteis que podem nos fornecer uma grande quantidade de informações. Qualquer que seja o tamanho emitem alguns inconvenientes. Um sistema/agenda do tamanho da palma da mão pode ter um teclado difícil de se trabalhar. Existem programas com várias funções que você pode utilizar para fazer anotações rápidas e depois revisar e ajustar como acontece quando você planeja no papel.
5. Muitas pessoas combinam os sistemas de agenda de papel e eletrônica, que pode imprimir a sua agenda em qualquer tamanho e você poderá levar o impresso ao invés do computador.

Extraido do Ebook: Administração do tempo

Desculpas podem bloquear energia do sucesso e progresso.

Tudo em nossa vida pode ser traduzido pela palavra energia. Quando comentamos um acontecimento de fracasso ou de sucesso em nosso dia-a-dia profissional ou pessoal, usamos muito as frases;

• Não coloquei muita (ou minha) energia no assunto;
• Coloquei toda a energia no assunto e venci (ou realizei,  consegui, etc...)

Sucesso e fracasso dependem basicamente de nós e de nossa energia. Só que, infelizmente, é muito mais fácil para o ser humano colocar mais energia no fracasso ou na desculpa por fracassar.

Você já notou como temos uma desculpa na ponta da língua para explicar o porquê de não alcançar nossos objetivos, de não realizar nossas tarefas profissionais, de não conseguir subir na vida, de não ficar rico, de não comprar um carro ou a casa dos sonhos?  

Isto quando não responsabilizamos o governo, nosso colega de trabalho, marido ou companheira por nossos fracassos.

Enfim, a desculpa de não realizar algo pessoal ou de ter sucesso profissional já é uma "instituição nacional". E, o pior: desculpas bloqueiam nossas energias.

No final dos anos 80 (faz tempo!!!!!!!), um artigo do consultor de empresas Roberto Cintra Leite descreveu as desculpas existentes dentro das empresas e a facilidade das pessoas em justificar seus erros, omissões e incompetência, empurrando o "mico" para os outros e seus efeitos nefastos para a organização.

No inicio do artigo, ele escreve que uma das coisas mais irritantes nas empresas é o perfil psicológico de funcionarios que querem se eximir de suas responsabilidades, colocando a culpa nos "outros".

 "Passar o mico" é devolver a tarefa ao seu chefe ou a seus pares, contando com uma das desculpas tradicionalmente aceitas na cultura das empresas brasileiras.

O consultor reuniu as desculpas mais comuns em uma empresa e, criou a "tabela de desculpas", que continua atual e vale a pena conhecer:

1. Ainda não fui informado;
2. Estou tão ocupado que não tenho tempo;
3. Estou com tanto trabalho que não posso fazer;
4. Não sabia ue você tinha tanta pressa;
5. Ainda estou aguardando aprovação do "chefe";
6. Estou aguardando meu chefe chegar para lhe perguntar;
7. Ninguém me disse que era para continuar;
8. Sempre fiz desta maneira;
9. Como poderia saber que não era assim;
10. Esqueci!;
11. Pensei que já havia dito;
12. Achei que não era importante;
13. Este não é meu trabalho;
14. Não compete ao meu departamento;
15. Não fui contratado para isso;

Com certeza, uma pessoa que queira ter sucesso na vida, não vai gastar sua energia nem seu tempo com estar desculpas fracassados".

1. Quando eu receber aumento;
2. Quando eu me casar;
3. Quando eu comprar um carro novo;
4. Quando eu liquidar minhas dívidas;
5. Quando eu ficar bem de saúde;
6. Quando eu mudar de casa;uando eu melhorar de vida.

Para o otimista, a verdade é outra. Para ele, não existe quando, mas sim o agora. O otimista enfrenta com fé e firmeza e acaba vencendo.

Fonte: Franco Guizetti
E-mail: fvct@uol.com.br

Como enviar grande quantidade de e mails

É só seguir exatamente com ensinado no video que dará tudo certo.
http://www.pgrupos.onlinerenda.com.br/id=882

Tarefas importantes e tarefas urgêntes.

O Combate a Urgências é fundamental para a concentração de tempo nas importâncias.
Para combater as "Urgências" é necessário que:

• Evite sempre o uso da palavra NÃO;
• Transfira para outra pessoa o atendimento;
• Determine o  momento que você vai resolver o problema do outro.

 

O que é inesperado não é necessariamente importante! Diante do inesperado, resista a tentação de execução imediata, procurando antes identificar a importância ou urgência da tarefa.

 

Ordem

As pessoas têm mania de guardar coisas sob o pretexto de talvez precisar delas mais tarde. No entanto, deve-se guardar somente o que realmente é importante e pode ser útil mais tarde.

Há um conceito de que a desordem instiga a criatividade, o que não é verdade. Segundo o "Wall Stret Journal" as pessoas passam em média 6 (seis) semanas por ano procurando coisas no escritório.

 

Além da ordem ajudar no acesso ás informações de maneira rápida, possibilita um ambiente confortável, e isto ajuda a aumentar a produtividade.

 

Para trato dos papéis, usa-se o sistema de bandejas, sendo uma para entrada de documentos, uma de pendências e outra para saídas.

 

Entrada: Assuntos novos; materiais ainda não analisados a serem tratados.

Pendências: Aqueles que não podem ser resolvidos de momento; não podem ficar mais de 24 ou 48 horas pendentes.

Saída: Assuntos já resolvidos, aqueles que já podem ser arquivados ou eliminados.

Um outro ponto crucial é a eficiência, eficácia e rapidez no trabalho, é necessário ter-se todo o material, ferramentas funcionando perfeitamente e saber-se utilizá-los. Esses materiais vão desde clips, grampeadores e tesouras até copiadoras, fax e computadores. É sempre bom manter-se atualizado acerca de novas ferramentas de trabalho que surgem.

Arquivos

 

Os arquivos devem estar divididos em arquivos de trabalhos do momento, arquivos de referência e arquivo morto.

Arquivos de trabalho: São aqueles em que se trabalham nos projetos atuais. Devem estar sempre á mão, de fácil acesso como telefones, códigos, politica da empresa, endereços, etc. Depois de serem discutidos (reuniões), há os arquivos de rotina e os de acompanhamento que devem ser divididos de 01 a 12 (representando os meses do ano) e outra parte de 01 a 31 (representando os dias do mês); Nestes devem ser colocados aqueles trabalhos diários, substituindo-se lembretes escritos em papéis por anotações na agenda e coloca-se cada arquivo no dia correspondente do mês a ser tratado.

Arquivos de referência: São os projetos futuros e passados, informações sobre os recursos da empresa, informações sobre o pessoal, dados administrativos, verbas, contas de clientes. Procura-se guardar o que é necessário e, se for possível, entregar documentos a outras pessoas que seja mais conveniente.

Arquivo morto: Normalmente, arquivos de até 3 (tres) anos, para fins jurídicos e tributários da empresa. Para os arquivos eletrônicos, é muito útil distribuí-los em pastas a serem criadas por categorias, de acordo com o tipo de arquivo e o tipo de aplicativos existentes.

As mensagens do correio eletrônico devem ser filtradas logo na tela, selecionando os relevantes, apagando as mensagens inúteis e se for realmente preciso, guardá-las. Porém as que não precisarem ser guardadas devem ser logo apagadas para que não fiquem ocupando espaço.

Fonte: Administração do tempo de Fernando Augusto.

 

Nunca coloque todos os ovos em uma cesta só

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Priorize Assuntos Importantes!

A tirania da urgência reside na sua distorção de prioridades - pelo sutil disfarce de projetos menores com status maior, comumente sob a máscara da CRISE.

Assuntos importantes são aqueles que são relevantes em termos de nossos objetivos. Urgências são características por uma necessidade premente de se realizar atividades dentro de um prazo específico, podendo ser ou não coincidente com um assunto importante.

Programe seu tempo ou seu trabalho

O que é que eu realmente consegui fazer hoje?, quando no fundo, você já sabe qual é a resposta. Como é que pode acontecer este fenômeno? É porque nos deixamos ser controlados pelas urgências dos outros, mesmo quando estes assuntos não contribuem de nenhuma forma para objetivos em mira.

Devemos nos perguntar onde estamos e para onde vamos

PETER DRUCKER fala que: não conseguimos atingir nossas metas diárias porque, em termos de administração de tempo, procedemos de maneira totalmente inversa, isto é, procuramos espremer uma MASSA que se encontra em processo de constante expansão, dentro de um compartimento rígido e limitado.

O importante é procurar alocar previamente uma parcela de tempo para a execução de tarefas, executando em primeiro lugar aquelas tarefas que possam produzir mais resultados ou consequências

•  Aceitar o fato de que nunca conseguirá dar conta de todo o trabalho que lhe for atribuído;
• Aceitar que outras pessoas possam ser tão competentes do que você e, portanto, têm capacidade para executar tarefas que só você sabe fazer;
• Manter-se no ataque;
• concentras-se naqueles itens que realmente são importantes;
• Delegar sempre que for necessário; 
• Planejar seu dia em termos de tarefas específicas a serem executadas durante períodos prédeterminados;

• Começar seu dia pela execução das tarefas mais importantes.

Texto extraído do ebook Administração do tempo de Fernando Augusto

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Lidando com as interrupções.

Nem todas as interrupções, obviamente são ruins. Na verdade, existem algumas interrupções boas, aquelas onde se discutem boas ideias.

Para cortar interrupções indesejadas:
1 - Elimine os assuntos atrasados para não ter de enfrentar as consequências;
2 - Lide com as coisas de forma total e correta, para reduzir os pedidos de correções.
3 - Dê instruções claras e completas para os seus subordinados a fim de reduzir os pedidos de esclarecimento e as suas frustrações quando as coisas não forem feitas da maneira certa na primeira vez.
4 - Lembre-se de que a sua função é educar os seus funcionários quanto á forma de executar tanto as tarefas de rotina quanto os trabalhos maiores.
5 - Quando deixar recados, deixe informações completas.
6 - Peça que se anotem recados completos quando os outros ligarem.
7 - Lide com as interrupções expondo as suas limitações de tempo. "Temos apenas 20 minutos para esse assunto!.
8 - Apoie uma cultura com menos interrupções
9 - Comece a dividir a sua comunicação em lotes. Evite a cada assunto que surge discutir imediatamente com o responsável por isso. Em vez disso discuta vários problemas no mesmo momento.

Como Divulgar no Youtube

Consulte sempre o Blog do Bem. http://www.blogdobem.net/thomazinho

[De Joanesburgo] Se você só é uma boa pessoa...não vai a lugar nenhum

Andei um pouco sumido porque aconteceu uma coisa inusitada comigo.

É difícil de acreditar, mas finalmente comecei a ganhar dinheiro na internet.

Entrei para Mentes Milionárias e estou ganhando dinheiro na internet.

Se você entrar para o Mentes Milionárias a gente se fala mais por lá.

Aqui está o endereço de Mentes Milionárias.

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Delegando?

Vendas Por Email - "Todos Se Perguntam Como É Possível Tantas Pessoas Ganham Milhares Enquanto Dormem, Por Terem Enviado Um Simples Email. Aqui Está Como..."

Delegando?

A qualidade de seu trabalho depende de sua capacidade para delegar com serenidade. Assim sendo você multiplicará sua produtividade. Delegando você mostra a sua eficiência como executivo.

Não pretenda fazer tudo sozinho. Quanto mais cedo você detectar a sobrecarga de trabalho no seu processo de planejamento, mais eficaz você será e assim corrigirá os problemas com mais eficiência e rapidez.

Se você pretende fazer algo que não é de seu domínio ou você não é bom, não perca tempo tentando. Delegue! Delegando as tarefas que você não é bom para pessoas que tenham o conhecimento para aquilo, você está mostrando a você e a outras pessoas as suas habilidades de executivo. Delegando uma tarefa a outra pessoa você está transferindo a ela a autoridade para executá-la mesmo não transferindo a ela a responsabilidade pessoal  que é só sua.

A Eficácia do Delegante.

1. Sabe como identificar a pessoa certa para fazer aquele trabalho.

2. Não perde tempo para delegar, assim dando o tempo necessário para a conclusão do trabalho.

3. Faz com que os objetivos sejam expostos com claridade..

4. Transfere ao delegado todas as informações necessárias para a satisfatória conclusão do trabalho.

5. Procura se certificar de que o staff compreendeu todas as orientações antes de iniciar a tarefa

6. Determina uma data para a conclusão da tarefa.

7. Incentiva que se faça um projeto por escrito para execução da tarefa.

8. Como um bom executivo você vai ficar monitorando a evolução do trabalho.

9. Você deve se mostrar sempre acessível para conselhos e esclarecimentos.

10. Você deve assumir a responsabilidade, mas não deixará de dar crédito á pessoa que realizou a tarefa.

11. Fará com que o staff cresça e confira-lhe sempre novas responsabilidades.

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Analisando os antigos conceitos.

Analisando os antigos conceitos.

Vamos agora fazer uma revisão nos antigos conceitos, ou seja, nos conceitos furados do passado.

Incrível! Com a alteração de apenas algumas palavras, os velhos conceitos se transformam em poderosas armas ou diretrizes de gerenciamento.

Vamos ver algumas  orientações abaixo:

1) Devemos fazer uma lista de todas as tarefas que precisamos executar diariamente; assim podemos estabelecer as prioridades e programar as atividades. Concentrarmos nestas tarefas até que todas elas estejam concretizadas.

2) Devemos dar maior atenção aos itens mais importantes. Devemos fazer distinção sempre, sobre aqueles itens que meramente parecem urgentes.

3) O Tempo que você deve proporcionar a cada atividade deve ser proporcional á importância que você dá a cada atividade.

Siga estas 03 (três) diretrizes e verá como se tornará muito mais eficaz produzindo muito mais em menos tempo. Assim você verá como transformou os três conceitos furados em regras altamente eficaz.

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Dicas de como administrar melhor seu tempo

Esqueça lembrando

A maioria das pessoas tem certo orgulho da sua capacidade de se lembrar de "tudo" o que deve ser feito. É um jogo mental que fazem. Embora possam ter sido bem-sucedidas em certa época, o ritmo atual do trabalho e da vida particular e o volume de atividades com as quais devemos estar em dia aumentaram tanto que é impraticável estar por dentro de mil coisas a fazer.

Essa preocupação constante de tudo o que precisa fazer lembrar-se de tudo, simplesmente lhe sobrecarregam, principalmente porque acaba se lembrando de "tudo" nos momentos menos interessantes.

Os executivos e gerentes deveriam se interessar mais em esquecer todas as coisas que têm a fazer. Sim eu disse esquecer. O que as pessoas precisam é de ter um sistema adequado em prática para se lembrar dessa infinidade de detalhes quando, e só quando, for preciso.

Parece loucura? Na verdade não é.

Três princípios gerenciais clássicos de administração de tempo

Três princípios gerenciais clássicos de administração de tempo estão sendo seriamente questionados pelos estudiosos.

Estes conceitos são:

1. Faça uma lista das tarefas que você precisa executar diariamente e concentre-se nelas até que todas estejam executadas.

2. Cuide primeiro dos assuntos urgentes.

3. Distribua uniformemente sua carga de trabalho. O fato é que todo mundo já utilizou estas técnicas freqüentemente com algum grau de sucesso. No entanto, renomados experts como Peter Drucker, Merrill Douglass e o filósofo do século XX, Vilfredo Pareto, afirmam que elas precisam ser descartadas a fim de abrir caminho para métodos mais eficazes.

Aparentemente, as regras são boas. Cada uma delas, entretanto, contém aspectos negativos.

Analisemos em separado estas diretrizes para descobrirmos por que elas precisam ser riscadas do livro de regras gerenciais.

1. Faça uma lista das tarefas que você precisa executar diariamente e concentre-se nelas até que todas estejam executadas.

O que há de errado nisto? Uma porção de coisas. Conforme Drucker aponta, é preciso equilibrar o trabalho com o tempo. Lembre-se que o tempo é imutável, ao passo que o trabalho é flexível como massa para modelar. Ele pode ser pressionado, moldado, reformulado e dividido.

Portanto, o trabalho deve sempre subordinar-se ao tempo disponível. Atacar com entusiasmo sua lista diária de itens a fazer não é suficiente. O tempo deve ser realisticamente programado para que as tarefas certas realmente sejam feitas.

2. Cuide primeiro dos assuntos urgentes.

Se for urgente, deve ser importante, certo? Errado! Quem é que diz que o assunto é urgente?

É você, seu chefe, sua secretária, um cliente, um empregado, um vizinho? Urgente implica em necessidade de atenção imediata. Mas quem está exigindo atenção imediata? Como a tarefa em questão se relaciona com os objetivos a serem atingidos? Na realidade, existe um relacionamento matricial entre assuntos urgentes e importantes. Esta correlação pode ser simplesmente citada como: "Assuntos urgentes podem ser importantes, mas não necessariamente."

São quatro os possíveis relacionamentos. O assunto pode ser:

Tanto importante quanto urgente

Ex.: você está quase perdendo seu principal cliente.

Importante mas não urgente

Ex.: planejamento estratégico para os próximos três anos.

Urgente mas não importante

Ex.: a maioria dos telefonemas.

Nem urgente nem importante.

Ex.: conversa fiada ou comentários excessivos sobre o jogo de futebol da semana passada.

Conclui-se, portanto, que assuntos importantes (os que têm vínculo com os objetivos) deverão sempre ter prioridade sobre assuntos meramente urgentes (os que pressionam pelo tempo), uma vez que atenção deixará pouco tempo para fazer o que realmente é importante.

3. Distribua uniformemente sua carga de trabalho.

Há quase 100 anos, Pareto questionou este conceito. O Princípio de Pareto postula que para qualquer número de itens, um pequeno número destes itens é muito mais importante do que o restante. Por exemplo, 20% dos clientes de uma companhia provavelmente são responsáveis por 80% das vendas, ao passo que 20% dos itens em estoque podem representar 80% do inventário. O Princípio de Pareto é uma prescrição de discriminação. Ele propõe dedicar mais atenção aos itens importantes e menos atenção aos itens de menor importância.

Conclui-se, portanto, que uma carga de trabalho uniforme, que trata de todas as tarefas da mesma maneira, não atende à necessidade do executivo. O esforço concentrado em poucos assuntos importantes é que abre o caminho para a produtividade gerencial.

Alguns passos para gerenciar seu tempo com maior eficácia

Mesmo com os três conceitos "furados" colocados em perspectiva, a questão permanece.

Que regras poderão realmente ajudar-me a melhor administrar meu tempo?

O primeiro passo para melhor administrar o tempo é determinar como é utilizado. A maioria as pessoas acha que sabe como ocupa seu tempo, mas, comumente, quando os fatos são registrados num quadro de tempo, o resultado é surpreendente.

Situações típicas demonstradas nesse quadro são:

1. Julgamentos bruscos feitos em relação a assuntos altamente importantes;

2. Conversas telefônicas que se estendem em demasia;

3. Períodos de incessantes interrupções nos quais nada de significativo é feito;

4. Longo envolvimento em assuntos de pouca importância que poderiam ser delegados ou ignorados;

5. Períodos de escravidão à burocracia, nos quais a "papelada" domina o dia;

6. Ausência de tempo para pensar ou planejar.

A percepção de como você usa seu tempo implica num esforço de cronometrar suas atividades diárias e registrar os resultados para análise.

Para ajudar a capturar seu dia como ele realmente é, siga estes passos:

Passo 1 - Faça um quadro de tempo.

Use uma agenda, um caderno ou um bloco e anote de 30 em 30 minutos o que você esteve fazendo durante a meia hora que passou. Registre suas atividades por uma semana.

Passo 2 - Reveja o quadro.

Faça um resumo dos resultados. Veja quanto tempo você gastou em assuntos realmente importantes, quanto tempo foi gasto inutilmente e quanto foi dedicado à rotina.

Passo 3 - Reflita.

Você está realmente aplicando o tempo nos assuntos que o ajudarão a atingir seus objetivos? (você poderá concluir que, certamente, seu tempo não está sendo bem utilizado, mas justifica assim "não existem horas suficientes no dia e, além disso, as pessoas vivem me interrompendo.")

Para resolver este problema, examine os maiores estranguladores de tempo e deixe mais tempo livre para os assuntos importantes.

As seguintes atividades tendem a dominar o dia do gerente/profissional:

- Papelada - Aguardando assinatura ou leitura;

- Reuniões - Programadas ou não;

- Diálogos - Conversas e discussões;

- Chamadas Telefônicas - Recebidas e/ou feitas por você.

Para ganhar tempo, analise seu dia visando eliminar atividades inúteis. Aqui estão alguns indicadores para manter-se livre da maioria dos estranguladores de tempo:

Passo 4 - Pergunte a você mesmo se realmente precisa ver toda aquela papelada. O fato de ter sido mandada para você não significa que deva perder tempo com ela. Faça uma lista dos documentos que recebe; classifique-os em grupos de prioridades A, B e C. Então, delegando, eliminando e condensando, reduza drasticamente seu gasto de tempo com os itens C e, em menor grau, com os assuntos B, permitindo desse modo, mais tempo para os de prioridade A.

Passo 5 - Discipline suas reuniões para obter resultados mais eficazes em menos tempo. Volte às bases. Todos conhecem o assunto e o objetivo da reunião? São comuns os participantes não saberem o objetivo da reunião (às vezes, nem o líder tem uma idéia clara). Estabeleça o objetivo da reunião de forma cristalina. Antes dela, faça uma agenda detalhada e, finalmente, registre os resultados em ata.

Pergunte-se também se a reunião realmente é necessária. Talvez não seja e, sim, uma perda de tempo para todos os participantes.

Passo 6 - Determine quanto tempo você dispõe para diálogos (para ouvir, resolver problemas, conversar); então, racionalize o seu tempo de acordo.

Precisa receber todas as pessoas que querem falar com você? E pelo tempo que elas quiserem? Obviamente não. Muitos dos seus visitantes poderão ser bem atendidos por outra pessoa que não você. Se tiver outras prioridades, é uma prerrogativa sua determinar os limites de tempo dos seus diálogos.

Redobre, portanto, seus esforços para organizar sua agenda de entrevistas.

Passo 7 - Estabeleça um código de conduta telefônica.

Evite escravizar-se ao telefone. Agrupe as ligações para logo se ver livre delas. Evite interrupções telefônicas quando estiver trabalhando em assuntos importantes (desligue o aparelho, ou peça a alguém para anotar recados). Se precisar fazer ligações diariamente, tente estabelecer um horário para isso. Evite pegar o telefone impulsivamente - organize seus pensamentos e discuta os assuntos em uma seqüência ordenada.

Extraído do e-book: Administração de Tempo por Fernando Augusto

http://www.lanto.ganhardinheiroagora.com

 
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